Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen

Immer mehr Menschen speichern wichtige Unterlagen digital ab. Auf dem Desktop wimmelt es vor Ordnern, die irgendwelche Rechnungen oder die Steuerbescheide der letzten Jahre enthalten. Doch was passiert, wenn der Computer mal nicht mehr seinen Dienst tut?

Genau deswegen heften viele Briefe, Quittungen und Co. auch noch in Aktenordnern ab. Das Problem dabei: In den Regalen ist nach nur wenigen Jahren kein Platz mehr und so richtig dekorativ sind die Hefter ohnehin nicht.

Einzige Lösung - aussortieren. Das geht zwar schnell, doch unter Umständen kann einen das teuer zu stehen kommen. Es gibt verschiedene Aufbewahrungsfristen, an die man sich halten sollte. Wir haben uns mit dem Thema befasst und klären auf.

Privatpersonen vs. Gewerbetreibende

Grundsätzlich muss zwischen einer Privatpersonen und einem Gewerbetreibenden unterschieden werden. Im Allgemeinen sind Privatpersonen von einer Aufbewahrungsfrist befreit. Eine Frist greift vor allem für Selbstständige und Gewerbetreibende. Die Zeiträume können dabei stark voneinander abweichen.

Vorsicht sollten Privatpersonen trotzdem walten lassen. Auch wenn es keine offizielle Aufbewahrungsfrist gibt für sie, ist es ratsam, bestimmte Unterlagen nicht sofort zu entsorgen.

Was sollte aufbewahrt werden?

Nicht selten fragt das Finanzamt nach Belegen, wenn es um die Pflege von Angehörigen geht. Auch wenn Elterngeld oder BAföG beantragt werden soll, müssen oft Nachweise eingereicht werden.

Es gibt aber auch Fristen für Privatpersonen, die auf jeden Fall eingehalten werden sollten. So müssen beispielsweise Rechnungen für Handwerkerleistungen zwei Jahre archiviert werden. Das ist insbesondere für Eigenheimbesitzer von Bedeutung. Unterliegt die Handwerkerleistung einer Gewährleistungspflicht, muss die Rechnung dafür sogar fünf Jahre lang aufgehoben werden.

Des Weiteren sollten Quittungen für erworbene Geräte immer zwei Jahre lang aufgehoben werden, um eventuell Gewährleistungsansprüche geltend machen zu können.

Was ist mit Kontoauszügen?

Für Kontoauszüge gibt es keine festen Regeln. Es ist aber anzuraten, diese mindestens vier Jahre lang zu archivieren. In diesem Zeitraum kann es nämlich vorkommen, dass das Finanzamt gegebenenfalls Nachweise für bestimmte Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen sehen möchte. Dasselbe gilt für geleistete Mieten oder Unterhaltszahlungen.

Wer die Kontoauszüge nicht mehr zur Hand hat, kann diese bei der Bank erfragen. Bis zu sechs Jahre rückwirkend muss diese Kontoauszüge aufbewahren.

Dokumente, die niemals im Papierkorb landen sollten

Jeder besitzt Dokumente, die am besten niemals verloren gehen sollten. Natürlich gelten für diese keine Aufbewahrungsfristen.

Zu den wichtigsten Dokumenten, die du ein Leben lang aufheben solltest, gehören:

  • Geburtsurkunde
  • Heiratsurkunde
  • Ausweis
  • Reisepass
  • Sterbeurkunde
  • Zeugnisse
  • Ausbildungsurkunde

Auch einige Dokumente, die für die Rente von Bedeutung sein könnten, sollten nicht im Papierkorb landen.

Das sind:

  • Arbeitsverträge
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Gehaltsabrechnungen
  • Belege über Arbeitslosigkeit
  • Belege über Arbeitsunfähigkeit
  • Studiennachweise
  • Exmatrikulationen

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