Dienstreise: Übernachtungskosten richtig von der Steuer absetzen

In den eigenen vier Wänden lebt es sich doch noch immer am besten. Nach einem stressigen Tag die Aktentasche in die Ecke werfen, eine kalte Dusche und ab ins eigene Boxspringbett - für viele ist das mehr oder weniger Alltag.

Es gibt aber auch zahlreiche Arbeitnehmer und Selbstständige, die beruflich viel unterwegs sind und die Nacht nicht im trauten Heim verbringen können. Sie müssen sich stattdessen ein Hotelzimmer nehmen und auswärts schlafen.

Die Übernachtungskosten können in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Dabei gibt es jedoch einen Unterschied zwischen Angestellten und Selbstständigen. In welcher Höhe Kosten für eine Übernachtung abgesetzt werden können und ob es eine Pauschale gibt, erfährst du hier.

Zu den Reisekosten

Wer auswärts übernachten muss, kann seine Reisekosten steuerlich geltend machen. Zu den Reisekosten gehören im Allgemeinen Transportkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und eben auch Übernachtungskosten. Grundsätzlich gilt, dass die Ausgaben berufsbedingt entstanden sein müssen. Private Kosten können selbstverständlich nicht in der Steuererklärung angegeben werden.

Hinweis: Verpflegungsmehraufwendungen werden gesondert gehandhabt. Sie sind zum einen nicht in voller Höhe absetzbar, zum anderen wird hier die sogenannte Verpflegungsmehraufwandspauschale berücksichtigt. In Deutschland sind die Beträge einheitlich festgelegt, fürs Ausland gelten verschiedene Richtwerte.

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Übernachtungskosten in der Steuererklärung

Übernachtungskosten können generell vom Arbeitgeber erstattet werden. Übernimmt dieser die entstandenen Kosten nicht, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeiten, Ausgaben für die Unterkunft in der Steuererklärung anzugeben. Selbstständige können die Kosten als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen. Für beide gilt, dass es keinen Maximalbetrag gibt. Ob 5-Sterne-Hotel oder Hostel, spielt also keine Rolle.

Arbeitnehmer können auch eine Übernachtungspauschale in Anspruch nehmen. Diese beträgt derzeit allerdings nur 20 Euro pro Übernachtung. Da diese meistens geringer ist als der tatsächliche Preis für eine Unterkunft, lohnt sich das in der Regel nicht.

Hinweis: Für Übernachtungen im Ausland gelten anderen Pauschalen.

Verpflegungskosten sind keine Übernachtungskosten

Bei den tatsächlichen Übernachtungskosten kommt es stets darauf an, ob Verpflegungskosten im Gesamtpreis enthalten sind oder nicht.

Darauf muss geachtet werden:

  • hat Arbeitnehmer Anspruch auf Verpflegungspauschale, sind die Frühstückskosten für den Arbeitgeber lohnsteuerfrei
  • bei Rechnung nur mit Übernachtungskosten, kann der Arbeitgeber die vollen Kosten erstatten
  • gleiches gilt für Rechnung mit Kosten für ausgewiesenes Frühstück, wenn Arbeitnehmer Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann
  • trägt der Arbeitgeber die Kosten für Übernachtung und Frühstück, muss die Verpflegungspauschale um 20 Prozent der vollen Verpflegungspauschale gekürzt werden
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