Dienstreise: So kannst du den Verpflegungsmehraufwand in Anspruch nehmen

In vielen Berufen ist es gang und gäbe, zu Geschäftspartnern zu reisen. Die dabei entstehenden Kosten werden in der Regel vom Arbeitgeber übernommen. Doch nicht immer übernimmt dieser die Kosten für die Unterkunft und Verpflegung. Das ist aber noch lange kein Grund zur Panik, denn es gibt ja auch noch den Verpflegungsmehraufwand. Was das ist, erklären wir in diesem Artikel.

Ausgaben auf der Dienstreise

Verpflegungskosten, die während einer Dienstreise entstehen, können pauschal von der Steuer abgesetzt werden. Dafür gibt es den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Voraussetzung ist jedoch, dass der Arbeitnehmer mindestens acht Stunden am Tag beruflich unterwegs ist.

Normalerweise übernehmen Arbeitgeber sämtliche anfallenden Kosten, die während einer Dienstreise entstehen. Dabei werden in der Regel die Kosten für Verpflegung und gegebenenfalls Übernachtung bezahlt. Sollte das allerdings nicht der Fall sein, kann ein Teil der Ausgaben mit Hilfe der Einkommensteuererklärung zurückgeholt werden.

Wie hoch fällt der Verpflegungsmehraufwand aus?

Grundsätzlich können pro Tag während der Dienstreise 12 Euro steuerlich geltend gemacht werden, natürlich erst dann, wenn auch die Mindestdauer von 8 Stunden überschritten wird. Dabei werden für den An- und Abreisetag jeweils 12 Euro berechnet. Es spielt keine Rolle, wie lang der Reiseweg war. Wer länger als 24 Stunden im Auftrag seines Arbeitgebers unterwegs ist, erhält sogar 24 Euro als Verpflegungsmehraufwand.

Höhe des Verpflegungsmehraufwands im Überblick:

  • An- und Abreisetag jeweils 12 Euro
  • Aufenthalt länger als acht Stunden 12 Euro
  • ab 24 Stunden Aufenthalt 24 Euro

Hinweis: Wer in einem Unternehmen arbeitet, das für die Verpflegungskosten aufkommt, kann mit vorgefertigten Formularen die Reisekosten-Rückerstattung bei seinem Vorgesetzten einreichen.

Was es beim Verpflegungsmehraufwand zu beachten gibt

Der Verpflegungsmehraufwand kann nur für die ersten drei Monate einer Dienstreise in Anspruch genommen werden. Wird die Auswärtstätigkeit jedoch für vier Wochen unterbrochen, kann erneut von der Pauschale profitiert werden. Gut zu wissen ist zudem, dass zu dieser Unterbrechung auch Urlaube und Krankheitstage zählen.

Anders verhält es sich bei Kosten, die unmittelbar mit der Dienstreise entstehen. Das sind beispielsweise Ausgaben für Fahrten, Übernachtungen und Reisenebenkosten. Diese sind zeitlich uneingeschränkt steuerlich absetzbar.

Zusammenfassung Verpflegungsmehraufwand

  • es gibt eine Pauschale für Reisende zwischen 8 und 24 Stunden außer Haus oder für den An- und Abreisetag auf mehrtägigen Reisen
  • weitere Pauschale greift für ganztägige Abwesenheiten von 24 Stunden (0-24 Uhr) auf mehrtägigen Geschäftsreisen
  • jeweilige Kalendertage werden für die Berechnung betrachtet
  • tatsächliche Verpflegungskosten werden nicht berücksichtigt
  • Verpflegungsmehraufwand ist auf drei Monate begrenzt

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