Dienstreise: Wie der Verpflegungsmehraufwand in Anspruch genommen wird

Es gibt zahlreiche Jobs, bei denen man nicht tagein tagaus am Schreibtisch sitzt und routiniert seine Unterlagen abarbeitet. Das mag zwar für viele der Traum sein, aber die Realität sieht dann doch meistens etwas anders aus. Das wissen vor allem Arbeitnehmer, die beruflich häufig unterwegs sind.

Es kann schon mal vorkommen, dass der Chef ins Büro kommt, irgendwas von einer wichtigen Besprechung erzählt, die nächste Woche stattfinden soll, wo du auf gar keinen Fall fehlen darfst. Du ahnst dann schon Böses, da bisher alle Meetings dieser Art in einer fremden Stadt stattgefunden haben.

Und so kommt es, dass du wieder etliche Kilometer zurücklegen musst, um dorthin zu gelangen. Die schlechte Nachricht dabei ist, dass der Chef äußerst knauserig ist bei den zu erstattenden Kosten, die während der Dienstreise anfallen. Kein Grund zur Panik, denn es gibt ja auch noch den Verpflegungsmehraufwand. Was das ist, erklären wir in diesem Artikel.

Ausgaben auf der Dienstreise

Verpflegungskosten können pauschal von der Steuer abgesetzt werden. Dafür gibt es die sogenannte Verpflegungspauschale. Voraussetzung ist jedoch, dass der Arbeitnehmer mindestens 8 Stunden am Tag beruflich unterwegs ist.

Normalerweise übernehmen Arbeitgeber sämtliche anfallenden Kosten, die während einer Dienstreise entstehen. Das umfasst dann auch meistens die Kosten für Verpflegung und gegebenenfalls Übernachtung.

Sollte das allerdings nicht der Fall sein, kann ein Teil der Ausgaben mit Hilfe der Einkommensteuererklärung zurückgeholt werden.

Höhe der Verpflegungspauschale

Grundsätzlich können pro Tag während der Dienstreise 12 Euro steuerlich geltend gemacht werden, natürlich erst dann, wenn auch die Mindestdauer von 8 Stunden erreicht wird. Dabei werden für den An- und Abreisetag jeweils 12 Euro berechnet. Es spielt keine Rolle, wie lang der Reiseweg war.

Wer länger als 24 Stunden im Auftrag seines Arbeitgebers unterwegs ist, erhält sogar 24 Euro als Verpflegungspauschale. Dafür muss mindestens ein Tag und eine Nacht andernorts verbracht worden sein.

Verpflegungspauschalen im Überblick:

  • An- und Abreisetag jeweils 12 Euro
  • Aufenthalt länger als 8 Stunden 12 Euro
  • ab 24 Stunden Aufenthalt 24 Euro

Hinweis: Wer in einem Unternehmen arbeitet, das für die Verpflegungspauschale aufkommt, kann mit vorgefertigten Formularen die Reisekosten-Rückerstattung bei seinem Vorgesetzten einreichen.

Keine Steuertipps mehr verpassen

Was es zu beachten gibt

Der Verpflegungsmehraufwand kann nur für die ersten 3 Monate einer Dienstreise in Anspruch genommen werden. Wird die Auswärtstätigkeit jedoch für 4 Wochen unterbrochen, kann erneut von der Pauschale profitiert werden. Gut zu wissen ist zudem, dass zu dieser Unterbrechung auch Urlaube und Krankheitstage zählen.

Anders verhält es sich bei Kosten, die unmittelbar mit der Dienstreise entstehen. Das sind beispielsweise Ausgaben für Fahrten, Übernachtungen und Reisenebenkosten. Diese sind zeitlich uneingeschränkt steuerlich absetzbar.

Alles Wichtige zusammengefasst

  • es gibt eine Pauschale für Reisende zwischen 8 und 24 Stunden außer Haus oder für den An- und Abreisetag auf mehrtägigen Reisen
  • weitere Pauschale greift für ganztägige Abwesenheiten von 24 Stunden (0-24 Uhr) auf mehrtägigen Geschäftsreisen
  • jeweilige Kalendertage werden für die Berechnung betrachtet
  • tatsächliche Verpflegungskosten werden nicht berücksichtigt
  • Verpflegungsmehraufwand ist auf 3 Monate begrenzt
Jetzt Steuerrückzahlung berechnen!