Buchhaltungssoftware Online vs. Offline - Ein Vergleich

Zeit ist Geld. Wer weiß das besser als Gründer, Selbstständige oder Unternehmer? Mithilfe einer Buchhaltungssoftware kann nicht nur Zeit gespart werden, die Buchhaltung wird zudem vereinfacht und automatisiert.

Was kann eine Buchhaltungssoftware?

Eine Buchhaltungssoftware kann als Online-Programm oder Offline-Version auf dem Computer genutzt werden. Mithilfe der Buchhaltungssoftware können Belege digital erfasst, verbucht und abgespeichert werden. Somit wird die vom Gesetzgeber geforderte Buchführungspflicht erfüllt. Mit einer Buchhaltungssoftware kann sowohl die einfache als auch die doppelte Buchführung erledigt werden. Dank einer DATEV-Schnittstelle können die Daten an den Steuerberater übermittelt werden, damit er diese weiterverarbeiten kann.

Je nach Bedarf gibt es Buchhaltungsprogramme, die anhand der Einnahmen und Ausgaben eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder gar die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch ausfüllen, welche dann ans Finanzamt übermittelt werden kann. Außerdem bieten manche Programme die Möglichkeit, ein Kassenbuch zu führen, wo die Bargeschäfte schnell und rechtssicher erfasst werden können.

Eine Buchhaltungssoftware ermöglicht, Fehler zu vermeiden, damit die Buchführung vollständig und lückenlos nachzuvollziehen und nachzuprüfen ist. Somit braucht der Nutzer bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt keine Angst vor Unstimmigkeiten oder Geldstrafen zu haben.

Kostenlose Buchhaltungssoftware: Welche Programme gibt es?

Für Existenzgründer und Selbstständige, deren finanzielle Mittel eingeschränkt sind, bietet sich eine kostenlose Buchhaltungssoftware als Alternative zu kostenpflichtigen Programmen an. Im Internet gibt es verschiedene Buchführungsprogramme, die kostenlos zum Download angeboten werden. In den meisten Fällen hat diese Freeware weniger Funktionen als die kostenpflichtige Variante der Buchhaltungssoftware, sie sind jedoch meist GoBD-konform.

Das kostenfreie Buchhaltungstool TZ-EasyBuch bietet sich für die einfache Buchführung an, wohingegen mit dem Programm Zero-Buchhaltung die doppelte Buchführung mit Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) möglich ist.
Mit der Basisversion des Tools MonKey Office können Ein- und Auszahlungen erfasst und Kunden- und Lieferantenadressen verwaltet werden. Auch das Excel Haushaltsbuch ermöglicht einen detaillierten Überblick der Ausgaben, aber Achtung, das ist nicht GoBD-konform. Mit dem Elster-Formular kann die Steuererklärung kostenlos erstellt und abgeschickt werden.

Nachteile einer kostenlosen Buchhaltungssoftware

Obwohl es einige kostenlose Programme gibt, die verschiedene Funktionen für die Buchhaltung anbieten, so sind dies meist Basisversionen. Eine neue Version muss vom Anwender eigenständig heruntergeladen werden und ein Upgrade beziehungsweise die Vollversion ist anschließend kostenpflichtig. Des Weiteren benötigt man für die Nutzung dieser Tools oftmals ein bestimmtes Betriebssystem. Zu guter Letzt ist ein wichtiger Faktor, dass bei einer kostenlosen Buchhaltungssoftware kein Support angeboten wird, der bei technischen Problemen weiterhelfen kann. Bei der Nutzung solcher Tools sollte in jedem Fall der Steuerberater unterstützen, wodurch am Ende dennoch Kosten entstehen.

Buchhaltungsprogramme im Vergleich: Offline- vs. Online Buchhaltungssoftware

Es gibt eine Vielzahl verschiedener Buchhaltungssoftware und nicht immer ist klar, welche für die eigenen Bedürfnisse am besten geeignet ist. Es ist wichtig zu wissen, welche Funktionen ein Programm haben sollte, damit die Buchhaltung auch tatsächlich erleichtert wird. Die Entscheidung sollte gut überlegt sein, denn ein späterer Wechsel kann umständlich, zeitintensiv und aufwändig sein.

Für eine doppelte Buchführung eignet sich eine Offline-Buchhaltungssoftware, da sie sinnvolle Zusatzfunktionen und einen größeren Funktionsumfang bietet. Der Nutzer kauft ein Paket, welches auf ein geeignetes Gerät heruntergeladen werden muss. Durch diesen Kauf wird eine Lizenz erworben, was bedeutet, dass der Nutzer sich selbst um den Download, Back-ups und Updates der Software kümmern muss. Bei einem möglichen Defekt des Endgerätes oder Netzwerkproblemen besteht die Gefahr eines Datenverlustes. Von Vorteil ist hingegen, dass ein technischer Support angeboten wird, der 24/7 bei Problemen helfen kann. Allerdings fällt eine hohe Anschaffungsgebühr an und Updates oder neue Versionen können weitere Kosten verursachen.

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Optimal für Gründer und Selbstständige

Auf der anderen Seite bietet sich eine Online-Buchhaltungssoftware wie zum Beispiel sevDesk besonders für Gründer und Selbstständige an, da sie hauptsächlich Funktionen für eine vereinfachte Buchhaltung benötigen. Selbst Menschen mit geringerer Internetaffinität und wenig Buchhaltungswissen können eine Buchhaltungssoftware dank ihrer intuitiven Bedienbarkeit einfach nutzen. Nach einmaliger Registrierung kann die Software auf verschiedenen Geräten genutzt werden. Bei der online Version eines Buchhaltungsprogramms muss der Nutzer jedoch keine Updates oder Back-ups durchführen, da diese automatisch eingespielt werden. Somit kann immer mit der aktuellsten Version gearbeitet werden und die Daten sind vor Verlust geschützt. Für die Nutzung einer Online-Buchhaltungssoftware ist lediglich eine Internetverbindung nötig, was bedeutet, dass eine ortsunabhängige Bearbeitung möglich ist. Das cloud-basierte Programm hinterlegt alle Daten auf einem deutschen Server, wodurch höchste Datensicherheit geboten ist. Außerdem kann ein individuell passendes Paket gebucht werden, dessen monatliche Gebühren deutlich unter dem Preis einer offline Buchhaltungssoftware liegen.

Welche Funktionen sollte eine gute Buchhaltungssoftware haben?

Für den Nutzer muss eine gute Buchhaltungssoftware die Funktionen beinhalten, die im Unternehmen gebraucht werden, um die Buchhaltung schnell und unkompliziert erledigen zu können.

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• Belege digitalisieren
• Rechnungen schreiben, dazu gehören auch Angebote, Gutschriften, Stornorechnungen und Mahnungen
• Zahlungen verbuchen, optimalerweise per Online Banking dank einer Schnittstelle zur Bank

Des Weiteren erspart eine Buchhaltungssoftware viel Zeit, wenn eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, eine Gewinn-und-Verlustrechnung und eine Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch erstellt wird. Die Software ermittelt diese anhand der eingegeben Einnahmen und Ausgaben und übermittelt diese dann dank einer Schnittstelle ans Finanzamt.
Je größer das Unternehmen, desto eher werden Funktionen für Lohn und Gehalt oder Anlagenbuchhaltung benötigt. Auch wenn Gründer, Selbstständige oder Kleinunternehmer die volle Funktionalität nicht von Beginn an nutzen, ist es dennoch ratsam zu überlegen, ob bestimmte Funktionen in Zukunft gebraucht werden.
Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist außerdem eine Schnittstelle zum Steuerbüro sowie zur Steuerbehörde von großem Vorteil. Um einen bestmöglichen Überblick über alle Kunden und Bargeschäfte zu behalten, sind ein Kontaktmanagement und ein Kassenbuch wichtige Funktionen.

Abschließend sind die Vorteile einer cloud-basierten Lösung ein nennenswertes Entscheidungskriterium. Es kann von überall auf die Cloud zugegriffen werden, wodurch die Buchhaltung auch von unterwegs erledigt werden kann. Eine Cloud-Lösung ist aber nicht nur flexibel, sondern bietet auch Datensicherheit dank Verschlüsselungstechnologien und Datenspeicherung auf zertifizierten deutschen Servern.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Bei der Wahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware sollte berücksichtigt werden, inwiefern mit dem Steuerberater zusammengearbeitet werden kann. Je mehr Möglichkeiten die Softwarep bietet, desto geringer können die Kosten für den Steuerberater gehalten werden. Dafür empfiehlt es sich, die gesetzlich erlaubten Dokumente selbst zu erstellen oder vom internen Buchhalter erstellen zu lassen. Entweder können diese dann per Schnittstelle direkt ans Steuerbüro gesendet werden oder, je nach Funktionalität der Software, der Steuerberater erhält eine Lizenz, um Daten zu korrigieren oder den Jahresabschluss zu erstellen.

Kleinunternehmer? Deine Software sollte dies brücksichtigen

Kleinunternehmer müssen laut § 19 UStG keine Umsatzsteuer entrichten. Daher sollte eine gute Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer die Anforderungen einer vereinfachten Buchführung erfüllen. Die Kleinunternehmerregelung kann beim Finanzamt beantragt werden, wenn ein Unternehmer im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz gemacht hat und im laufenden Jahr unter 50.000 Euro Umsatz bleibt. Gemäß § 19 UStG müssen Kleinunternehmer daher keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Allerdings muss dies durch einen entsprechenden Vermerk gekennzeichnet werden. Kleinunternehmer müssen lediglich eine Gewinnermittlung ans Finanzamt abgeben, in der die Bruttoausgaben von den Bruttoeinnahmen abgezogen werden. Die Kostenarten müssen in einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung jedoch getrennt aufgeführt werden. All diese Anforderungen erfüllt eine für Kleinunternehmer geeignete Buchhaltungssoftware.

Was ist GoBD und was bedeutet das für die Buchhaltungssoftware?

Seit Januar 2017 ersetzen die GoBD-Bestimmungen die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Laut der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD) müssen Unternehmer eine ordnungsgemäße Buchhaltung führen. Das bedeutet, dass alle steuerrelevanten Dokumente vollständig und unveränderbar gespeichert und archiviert werden, damit sie nachvollziehbar und nachprüfbar sind. Eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware kann diese Anforderungen erfüllen.

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