Fahrtkosten: Wie werden Fahrten zum Kunden, zum Geschäftstermin oder zur Post berücksichtigt?

Arbeitnehmer, Selbstständige, Freiberufler und Co. können in Deutschland zahlreiche Kosten, die berufsbedingt angefallen sind, mit Hilfe einer Einkommensteuererklärung von der Steuer absetzen. Zu den wichtigsten Posten gehört die Pendlerpauschale.

Mit dieser werden die Fahrten von der Wohnung zur ersten Arbeitsstätte mit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer pauschal abgegolten. Wer sehr viel unterwegs ist, kann seine Ausgaben aber auch einzeln ansetzen, wenn sich das aus steuerlicher Sicht lohnt.

Doch was ist eigentlich mit den berufsbedingten Fahrten wie zum Beispiel die Strecke zum Geschäftstermin oder zum Kunden? Was ist mit dem Weg, den ich zur Post zurücklegen muss, um Unterlagen abzugeben? Neben typischen Fahrtkosten gibt es auch zahlreiche kleinere Auswärtstätigkeiten, die vom Finanzamt berücksichtigt werden.

Welche Fahrten sind aus steuerlicher Sicht ebenfalls relevant?

  • Fahrten, um Arbeitsmittel zu besorgen
  • Fahrten zu einem Vorstellungsgespräch
  • Fahrten zu Kursen, Seminaren, Fernstudium etc.
  • Fahrten im Zusammenhang mit einem Ehrenamt
  • Fahrten zu Geschäftsterminen
  • Fahrten zu Kunden
  • Fahrten zur Erledigung von Postangelegenheiten
  • Fahrten zum Arzt
  • Fahrten zu Betriebsversammlungen

Abzurechnen sind die oben genannten Fahrten mit einer Reisekostenpauschale.

Hinweis: Übernachtungskosten können nicht in Anspruch genommen werden.

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Wie hoch fällt die Reisekostenpauschale aus?

Der Arbeitgeber benötigt das Reiseantrittsdatum, Start und Ziel der Dienstreise und das Datum der Rückkehr. Ohne diese Informationen wird die Reisekostenpauschale nicht gewährt. Die zurückgelegte Strecke muss auf den Kilometer genau angegeben werden.

Ist eine Reise beruflich veranlasst ohne der Arbeitgeber beteiligt sich nicht an den Kosten, sind die Ausgaben von der Steuer absetzbar. Dazu gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten für die Geltendmachung der Reisekostenpauschale.

Die Mehraufwendungen können entweder direkt ersetzt oder als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Erhält der Reisende keinen Ersatz, kann dieser die Reisekostenpauschale im Rahmen der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungskosten können pauschal von der Steuer abgesetzt werden. Dafür gibt es die sogenannte Verpflegungspauschale. Voraussetzung ist jedoch, dass der Arbeitnehmer mindestens 8 Stunden am Tag beruflich unterwegs ist. Diese Ausgaben können von der Steuer abgesetzt werden, sofern sich der Arbeitgeber nicht an den entstanden Kosten beteiligt.

Grundsätzlich können pro Tag während der Dienstreise 12 Euro steuerlich geltend gemacht werden. Dieser Betrag gilt jeweils für den An- und Abreisetag. Wer länger als 24 Stunden im Auftrag seines Arbeitgebers unterwegs ist, erhält sogar 24 Euro als Verpflegungspauschale.

Hinweis: Wer in einem Unternehmen arbeitet, das für die Verpflegungspauschale aufkommt, kann mit vorgefertigten Formularen die Reisekosten-Rückerstattung bei seinem Vorgesetzten einreichen.

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