Dienstreise: So werden die Kosten in der Steuererklärung angesetzt

Es gibt Berufe, bei denen man 5 Tage die Woche jedes Mal morgens um 8 auf der Matte steht, um sein tägliches Brot zu verdienen und es gibt Berufe, die weniger Kontinuität aufweisen. Mal ein Tagesausflug zum Geschäftspartner in eine andere Stadt oder ein Flug zur Konferenz in ein anderes Land - so kann der Arbeitsalltag auch aussehen.

Wer keinen 9-to-5-Job hat und tagtäglich am Rechner verbringt, muss die Abwechslung und die vielen Dienstreisen lieben. Wenn der Arbeitgeber dann noch für sämtliche Kosten aufkommt, die im Rahmen einer solchen Reise aufkommen, dann ist die Welt für einen Geschäftsreisenden in Ordnung.

Kommt der Chef allerdings nicht für die Kosten auf, kann das für den Angestellten schnell sehr teuer werden. Ausgaben für Hotelübernachtungen, Gebühren für Fortbildungsseminare und Kosten für Flugtickets - wenn der Vorgesetzte nicht zahlt, beteiligt sich immerhin der Fiskus.

Was ist eine Dienstreise aus steuerrechtlicher Sicht?

Die Ausgaben für Dienstreisen berücksichtigt das Finanzamt als Werbungskosten. Dafür müssen allerdings drei Bedingungen erfüllt sein. Zum einen muss natürlich die Grundvoraussetzung vorliegen: Es muss sich um eine Reise im Interesse des Arbeitgebers handeln.

Dazu zählen beispielsweise:

  • Außendienstfahrten
  • Fahrten zu Kunden
  • Einsatzwechseltätigkeiten
  • Weiterbildungen
  • Tagungen
  • Kongresse
  • Besuch von Messen, Ausstellungen etc.
  • Exkursionen
  • Studienfahrten
  • Forschungsreisen
  • Expeditionen

Zum anderen darf die Strecke nicht mit dem Firmenwagen zurückgelegt werden. Nur wenn die Reise mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem eigenen Pkw angetreten wird, werden die Kosten auch anerkannt.

Zu guter Letzt gilt als Voraussetzung, dass nur die Kosten in der Steuererklärung angegeben werden können, die der Arbeitgeber nicht erstattet hat.

Dienstreise: Reisekosten von der Steuer absetzen

Dienstreisende haben die Möglichkeit, aus zwei Varianten zu wählen, wenn es darum geht, Reisekosten steuerlich geltend zu machen. Sie können die Kilometerpauschale für Dienstfahrten oder auch den individuellen Kilometersatz als Berechnungsundlage wählen.

Wer mit dem eigenen Pkw unterwegs ist, kann pauschal 30 Cent pro zurückgelegtem Kilometer ansetzen. Das gilt übrigens sowohl für den Hin- als auch für den Rückweg.

Wer ein Fahrtenbuch führt, kann auch den individuellen Kilometersatz in der Steuererklärung angeben. Die Rechnung dafür ist relativ kompliziert. Hier findest du ein entsprechendes Rechenbeispiel.

Verpflegungs- und Übernachtungskosten von der Steuer absetzen

Der Fiskus gewährt Dienstreisenden eine Pauschale für Verpflegung. Für An- und Abreisetage können Steuerzahler jeweils zwölf Euro in Anspruch nehmen. Dauert eine Dienstreise länger als acht Stunden oder gar über mehrere Tage, dann können jeweils 24 Euro in der Steuererklärung angegeben werden. Übernachtungskosten können in voller Höhe angesetzt werden. Wichtig ist, dass die Belege dafür aufbewahrt werden, um diese bei Nachfrage vorlegen zu können.

Weitere absetzbare Kosten sind:

  • Eintrittskarten
  • Maut- und Parkgebühren
  • Tickets für öffentliche Verkehrsmittel
  • Telefonate mit dem Arbeitgeber und Geschäftspartnern
  • Beförderungs- und Aufbewahrungskosten für Gepäck
  • Reisegepäckversicherung

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