Auf Kosten der Firma schlemmen: Bewirtungskosten von der Steuer absetzen

Jeden Tag die selbst geschmierte Stulle am eigenen Arbeitsplatz verputzen und nebenbei Mails checken, gehört für viele Angestellte zum Alltag. Dabei spart man nicht nur bares Geld, vielmehr wird somit auch viel Zeit eingespart. Wer hat heutzutage schon die Möglichkeit, ausgiebig zu Hause zu frühstücken?

Mittag gibt es dann nicht selten in der firmeninternen Kantine. Dort sind die Preise ebenfalls moderat, da der Arbeitgeber das Essen oft subventioniert und zu besonders günstigen Preisen anbietet. Es gibt Schlimmeres, als die Pause mit den liebsten Kollegen zwischen Soja-Drink und Penne all’arrabbiata zu verbringen.

Und ehe man sich versieht, ist es auch schon Zeit fürs Abendbrot. Wäre da nicht die Ansage des Chefs, zu einem Geschäftstermin in einem Restaurant aufzukreuzen. Natürlich geht das Essen dann auf Kosten der Firma. Aber wie genau funktioniert das eigentlich und was gibt es dabei zu beachten?

Kein leichtes Unterfangen

30 Prozent der anfallenden Kosten sind grundsätzlich nicht steuerlich absetzbar. Bewirtungskosten sind im Allgemeinen sämtliche Aufwendungen, die im Rahmen einer Beköstigung anderer Personen anfallen. Voraussetzung ist, dass sie beruflich veranlasst sind.

70 Prozent der Ausgaben sind dann als Betriebsausgaben oder Werbungskosten von der Steuer abzusetzen. Umsatzsteuerpflichtige können zudem die gesamte Vorsteuer abführen. Doch warum werden die Kosten nicht in voller Höhe berücksichtigt? Das liegt daran, dass durch den Restaurantbesuch private Kosten für den eigenen Haushalt eingespart werden.

Dokumentationspflicht für Bewirtungskosten

Ein beruflich veranlasster Restaurantbesuch muss maschninell quittiert werden.

Der Beleg muss folgende Angaben enthalten:

  • sämtliche verzehrten Speisen und Getränke
  • Einzel- und Gesamtpreise
  • Datumsangabe
  • Unterschrift
  • wird keine Quittung ausgestellt, muss Ort, Tag, Teilnehmeranzahl, Anlass und Höhe der Aufwendungen anderweitig schriftlich dokumentiert werden
  • auf Rückseite einer Quittung muss Anlass der Bewirtung festgehalten werden

Übrigens: Nachweise für Bewirtungskosten bis zu 150 Euro werden meistens ohne Nachweise anerkannt. Trotzdem ist es ratsam, entsprechende Belege einzureichen, um lästige Nachfragen zu vermeiden.

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Welche Bewirtungsanlässe werden akzeptiert?

Allen Bewirtungsanlässen muss ein betrieblicher oder beruflicher Zweck zugrunde liegen. Es ist hilfreich, den geschäftlichen Hintergrund genau zu benennen, um eine gewisse Glaubhaftigkeit zu erzeugen. Umso wichtiger ist es, sämtliche Angaben zusammenzutragen, die oben aufgelistet wurden. Fehlt auch nur eine einzige, kann das Finanzamt die Ausgaben ablehnen.

Was viele gar nicht wissen, ist, dass auch für Arbeitnehmer Bewirtungskosten entstehen können. Wer zum Beispiel im Außendienst tätig ist, muss nicht selten Geschäftsessen mit Partnern vereinbaren. Fallen diesbezüglich Ausgaben an, sind diese mit entsprechenden Belegen nachzuweisen.

Alles Wichtige im Überblick

  • Bewirtungskosten sind nur mit Nachweisen steuerlich absetzbar
  • Kosten müssen beruflich oder betrieblich veranlasst worden sein
  • für Arbeitnehmer gelten dieselben Voraussetzungen
  • Zweck, Speisen, Getränke, Einzel- und Gesamtpreise, Datum und Ort müssen auf Quittung enthalten sein
  • allgemeine Formulierungen wie "Geschäftsessen" werden in der Regel nicht berücksichtigt
  • konkrete Gründe müssen für Bewirtungsanlass genannt werden
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